Vecka 47

Vecka 47 avslutas lökförsäljningen och försäljningen av kalendrar. 

Vi har kontaktat Kundo för at tkomma igång med AI-chat innan Black Fröday.
Även kontakt gällande funktionen Kundkort i Kundo har tagits.

Ett antal juklappar har tagits fram Dessa kommer att packas i presentförpackningar och kommer finnas färdig förpackade (jämför med adventskalendern). Dessa kommer troligtvis ej att kunna skickas till Åland. 

Vecka 42

Prislistorna till butik ( BL och ÅF) har bytt namn till K1 och Å1.
K1 används till kedjor som Plantagen/Plantasjen och Blomsterlandet.
Å1 används till övriga butiker. Rutiner för att registrera nya ÅF-kunder ska uppdateras av ÅF-avdelningen.

Vecka 40

Felaktig Potentilla erecta

Det är uppmärksammat efter kundtjänstärenden att det är kunder som har fått felaktig Potentilla erecta, batchen 301958 är slutsåld. Vi har fått svar från leverantören att det endast var felaktig fröråvara i batch 301958 som kom 2021 och övriga batcher är korrekta. Det finns ingen fröråvara eller packade påsar med batch 301958.

Adventskalender

Den första teasern för Adventskalendern går ut fredag vecka 39. 

Vecka 38

Returer från Norge.
Sätt andreas@hageglede.no som cc när ni mejlar med hageglede2@gmail.com gällande returer. 

Felaktig Potentilla erecta

Det är uppmärksammat efter kundtjänstärenden att det är kunder som har fått felaktig Potentilla erecta, batchen 301958 är slutsåld. Efter dialog med leverantör kan de inte fastställa vilken sorts potentilla erecta vi har fått i våra fröbatcher.

I väntan på utredning har all fröråvara samt packade påsar SE och NO ska dras ur lager i väntan på svar från leverantören.

Vecka 34

Höstens schema med fördelning av arbetsordning finns här: Schema kundservice  2024.xlsx 

Vecka 33

Följande ska granskas och uppdateras:
Forum ska granskas och uppdateras.
Färdiga svar
Kunskapsbanken

Behov av ytterligare material, bilder, filmer etc. Noteras här: Årlig genomgång av forum 2024.xlsx 

Landskod i Pyramid

Glöm inte att registrera landskod när vi lägger upp kunder i Pyramid. Om vi inte har landskod så ställer det till det i uppföljningen för andra. 

Ny artikeltyp W

W – Förpackning
Är avsedd att användas för alla typer av förpackningar (OBS! Inte emballage, som har egna artikeltyper). Fröpåsar, innerpåsar, zippåsar, pelletsrör, produktetiketter, adventskalenderlådor, etc.
Det här kan förstås påverka inställda sökflikar, så se över de ni har som kan beröras. De artiklar som kvarstår med artikeltyp R ska alltså endast vara fröråvara och tillbehörsråvara.

Instruktionen ”Mall för ej ordinarie försäljningsartiklar” är uppdaterad.

Mall CSAT

Mall för att göra analys av kundservicearbetet finns här: C:\Users\Jessica\Impecta Fröhandel AB\Kundservice-Partner - Dokument\Allmänt\Kundtjänst\MALL CSAT

Jessica bokar in avstämningsmöten. 

Frakter

Det finns uppdaterad fraktinformation  Fraktavgifter 2024 ver. 2.xlsx

I Kassen finns nu även ombudspaket för Bring. De har inte riktigt konkurensmässiga priser, så kunderna kommer troligen inte att använda detta fraktsätt så mycket. 

Attestering av kreditfakturor

Kreditfakturor över 10 000 kr måste attesteras av ansvarig person. Normalt är det bara ÅF som har så stora kreditfakturor, men om det inträffar finns det en instruktion för hur du gör här:
Attest kreditfakturor (002).docx 

Vecka 29

Internorder

För er vetskap är äldre IU-ordernummer nu avslutade. Och det är endast dessa ordernummer nedan som ska används vid internuttag av olika ändamål.

Order i retur

Var vaksam på order som kommer i retur och som innehåller FIFO2409.
När vi krediterar dessa order måste lageruttag göra på FIFO2409 så att de inte kommer in i lager. Användordr IU2455 när lageruttag görs på dessa.

Månadsbryt

Kontrollera att allt är faktureat vid månadsbryt,Extra viktigt med order som är skickade till Impecta Norge.

Nya fraktmetoder

Hej

Torbjörn har jag lagt in nya fraktmetoder till Danmark och Finland i Askås. Det är PostNords produkt MyPack Collect (ombudspaket) som vi nu kan erbjuda till konkurrenskraftiga avgifter (i alla fall i de lägre fraktklasserna). Det är även uppdaterat tabellen över Askås fraktmetoder i Pyramid och dokumentet Fraktavgifter 2024 (och döpt det till ver. 2). Dokumentet finns förstås där övriga fraktavgiftsdokument finns, men jag bifogar även länk.  Fraktavgifter 2024 ver. 2.xlsx

I dokumentet är även priserna korrigerade  för Brings ombudspaket till Danmark och Finland. De priserna gäller dock inte ännu (återkommer när de gör det).

Observera också att de nya fraktmetoderna inte har något pris i SEK, utan endast i lokal valuta (DKK resp. EUR). Vid lokal orderregistrering måste alltså korrekt fraktavgift i orderns valuta hämtas i ”Fraktavgifter 2024 ver. 2”. Det kommer att gälla även för Brings ombudspaket framöver.

Titta gärna hur det ser ut i både Pyramid, webbadmin och de två shoparna, (.dk och .fi) och säg till om ni hittar något som saknas/är fel.

Övriga arbetsuppgifter

Nu när antal ärenden har minskat finns följande arbetsuppgifter: 

•Testa bevattningssystem
•Testa ny modell bevattningssystem
•Kommentera positiva omdömen lipscore
•Tagga otaggade e-post
•Läsa och uppdatera forum på alla språk: Årlig genomgång av forum 2024.xlsx
•Läsa och uppdatera färdiga svar Kundo
•Notera behov Forum (film, bild etc) Avdelningsmöte 240613.pptx  (sida 7)

Vecka 23

Chat GPT

Chat GPT är uppsatt för kundservice

https://chatgpt.com/

användarnamn: info@impecta.se

lösen: Sommarmorot2024

Sommarrean

Sommarrean pågår till 9/6
Observera att Fyndhörnan gäller tillsvidare. Här kan kunderna göra fina fynd.

Notera att en bonuspåse skickas med automatiskt med order under rean för order över 300 kr.  

Medskickflyers

Följande medskick flyrers är aktiva eller planerade resterande del av året. 

För att se dem i Askås. Gå in på kampanjer, klicka på rabattkoder, sök efter medskick.
Då får ni fram de koder som är aktiva. Välj ej aktiv för att se koder som varit eller koder som kommer.

Bevattningssytem kampanj

20% på bevattningssytem ligger kvar till 10/6. 

Observera att detta kan säkert förlängas. 

Vecka12

Rabattoder NO

Kort 1 7500 st

Rabattkod: BERGMYNTE
Giltighetstid: 15 februari – 24 mars
Utskicksperiod: 15 februari – 17 mars
Fri frakt frö

Kort 2 5000 st

Rabattkod: JORDMANDEL
Giltighetstid 25 mars - 30 april
Utskicksperiod 25 mars - 21 april
Fri frakt frö

Kort 3 5000 st

Rabattkod: LAKRISROT
Giltighetstid 22 april - 30 juni
Utskicksperiod 22 april - 20 juni
Fri frakt frö

Kort 4 10 000 st

Rabattkod: VINTERMELON
Giltighetstid 21 juni - 30 november
Utskicksperiod 21 juni - 20 november
Fri frakt frö

Vecka 6

Arbetsordningen är uppdaterad.
Notera att strukturen i början av veckan är definerad utifrån hur vi arbetet efter årskiftet. Notera även att instruktionern om SoMe och ÅF- order som skickades fredagen veckan innan ska faktureras på onsdagar.
Upplägget är så här:

Måndag – alla fokuserar på e-post. Helgen måste vara färdig måndag kl 16.
Tisdag– alla fokuserar på e-post. Måndagen måste vara färdig senast kl 12.

Torsdag – alla arbetsuppgifter måste vara hanterade så att man bara behöver hantera inkommande ärenden under fredagen. 

Vecka 5

Pågående kampanjer:

Gåvopåsar Tyska kunder

De 50 första tyska kunderna ska få gåvopåsar. 

Registrera påsarna och sätt 100 % rabatt på raderna. 

1 st party time

1 st maja. 

Lägg till det på inkommande order. Kontrollera order från och med 27/1.
Det finns en flik i orderstudion som alla ha " Tysklandorder". Kontrollera hur många order vi fått, vi ska bara lägga gåvopåsarna på de 50 första ordrarna. Detta kan du göra i fliken i orderstudion genom att skriva in regdatum 240123 och bocka ur rutan endast aktiva order. Denna uppgift ligger på den som sitter i receptionen och ska göras vid frukost samt vid 14 dagligen fram tills att vi fått 50 st order från Tyskland.

Förslag på nytt schema finns här: Schema kundservice  2024.xlsx 

Priser Danmark

Priserna på frö är sänkta i Danmark från och med torsdag 25/1.

Rabattkoder

 Vi har många frågor om rabattkoderna. Justera ordrarna , men tipsa kunderna om vad som kan vara fel. Svara dem trevligt att vi självklart ska justera deras order, men att koden fungerar. Det kan vara lätt att få med ett mellanslag om man kopierar koden och koden är känslig för stora och små bokstäver. 

Syftet är att få kunden att skriva rätt kod nästa gång. 

Vecka 4

Pågående kampanjer:

3/1- 29/1 Årets första grönsakssådd 25 %
5/1- 3/4 15 % förbokning Dahlia 2024
Nu- 24/2 15 % växtbelysning januari 23 denna vecka släpper vi egen brandad växtbelysning med filmer med mera.

24/1 - Lansering Tyskland!  - Fri frakt på fröer.

Månadsbryt (snart)

Viktigt att allt är fakturerat under januari som ska vara fakturerat. 

Reklamationsaktivitet Bortkommen leverans. 

Ange 1.Transportör och 2. transportsätt i rubriken enligt angiven ordning. 

Vecka 3

Pågående kampanjer:

3/1- 29/1 Årets första grönsakssådd 25 %
5/1- 3/4 15 % förbokning Dahlia 2024
Nu- 24/2 15 % växtbelysning januari 23

Kataloger via Nordic Gateway är endast till Sverige, ingen annanstans.

Till övriga länder så behöver kunden lägga en beställning i webbutiken. Katalogen kostar typ 1 :- men frakten tillkommer då enligt den vanliga fraktprislistan. Ni kan såklart också skapa en order men då ska ordinarie fraktkostnad ingå.

Ser att den är hög så katalogen kostar runt 90 kronor om man beställer enbart en sådan. På sidan för katalogen erbjuder vi dock också pdf:en för nedladdning.

https://www.impecta.no/frokatalog

https://www.impecta.dk/frokatalog

https://www.impecta.fi/siemenluettelo

Papperslösa försändelser.

Från och med 12/1 skickar vi inte med några följesedlar med försändelserna.

Följesedel går ut digitalt när vi skcikar ordern från oss.
Vi skickar dock följesedlar med manuellt registreade order.

Vecka 2

Pågående kampanjer:

3/1-22/1 Petunia & pelargon 3 för 2
3/1- 29/1 Årets första grönsakssådd 25 %
5/1- 3/4 15 % förbokning Dahlia 2024

Reklamationer

Vid registrering av reklamationer följ instruktionen och ta en extra titt på hur de ska registreras.
Vid misstänkt transportskada, fråga kunden hur paketet ser ut så att vi kan förmedela informationen till lagret, om de behöver packa på annat sätt.

När det gäller reklamationer av bortkommen order. Ange transportbolag och transportsätt i rubriken. 

Rabatt vid första köp

Kunderna kan numera få rabatt vid sitt första köp. Alla kan skriva upp sig en gång, även befintliga kunder. För att se vilka mejl som skickats ut med rabattkod kan ni filtrera fram dem. Se info i Kunskapsbanken på följande länk: 

https://impecta.kb.kundo.se.kb.kundo.se/guide/soka-efter-meddelanden-som-skickats-fran-askas?category=braviktig-information

Taggning

Vi taggning av se till att ni bara har en tagg per nivå, följ taggstrategin. 

Förbokningsvaror

Från den 5/1 har kan man förboka Dahlia. Kundservice ska ha koll på att vi inte får någon överförsäljning. Varningsmejl för överförsäljning skickas till kundo. 

Rutin för att hantera artiklar som ska tas bort som förbokningsvara finns här:
Kontroll försäljning av Dahlia och Lök.docx

Vecka 1

Utbildning kundservice

v 1. Tordag kl 9.30 Led- belysning. Genomgång av Impectas egna belysning. Plats: Provodlingsrummet. 

v. 2 Förkultivering Torsdag 9.30 Plats: Provodlingsrummet. 

Pågående kampanjer:

3/1-22/1 Petunia & pelargon 3 för 2
3/1- 29/1 Årets första grönsakssådd 25 %
5/1- 3/4  15 % förbokning Dahlia 2024

Fri frakt på nästa beställning i Sverige erbjudande

Nedan finns en kopia på de kort vi ska skicka med alla beställningar som ska till Sverige under perioden 27 december 2023 – 12 mars 2024.

Observera att det är olika versioner och rabattkoderna har olika giltighetstid. Viktigt att vi har reda på när vilket blad ska skickas ut.

Rabattkoden ska ge fri frakt på beställning innehållande enbart fröpåsar (fraktklass 1) och gälla 1 gång per kund. Enbart inom Sverige.

Kort 1
Rabattkod: AZTEK
Giltighetstid 27 dec – 31 januari
Utskicksperiod: 27 dec – 14 januari

Kort 2
Rabattkod: LEJONGAP
Giltighetstid 15 januari – 28 februari
Utskicksperiod: 15 januari – 14 februari

Kort 3
Rabattkod: KORIANDER
Giltighetstid: 15 februari – 24 mars
Utskicksperiod: 15 februari – 17 mars

I nuläget är det levererat 25 000 st av kort 1.

Efter 3 veckor kollar marknad hur det har gått, och om det fungerar så beställer de flera kort då.

Frökatalog

Frökatalogen skickas nu ut löpande. Notera att man samlar ihop beställningar och skickar ca 500 i taget.
Frökatalogen är inte inlevererad i Norge, vi avvaktar återkoppling från lagret.

Vykort frönyheter Norge

Vi kommer att skicka vykort om frönyheter i Norge. Det kommer att finnas en rabattkod på dessa vykort.
Vykorten skickas ut under januari.

Lansering Tyskland

Lansering av shopparna i Tyskland är planerad till den 17/1 eller 24/1 mer info kommer. Vi kommunicerar inga datum, det gör marknadsavdelningen.
Kundservice måste säkerställa att all vår info är klar.
Det kommer att gå att betala med Paypal i kassan i Tyskland.
Alla fröpåsar som skickas till Tyskland kommer lagret att klistra en QR-kod på så att kunderna kan surfa in på odlings anvisningarna.